Призначення звітів в Базі даних

Призначення звітів

Звіти призначені для оформлення вихідних документів з певними даними із бази даних згідно вимогам стандартів чи замовника і виведення їх на друк. Звіт виводиться на екран або друкується.

Для правильного формування звітів, потрібно коректно вводити інформацію в таблиці.

Існують три методи створення звітів:

•  За допомогою автозвітів на основі таблиці або запиту;
• За допомогою майстра  звітів на основі одної або кількох таблиць або запитів;
• За допомогою конструктора.

         Як і у випадку створення форм, оптимальним є комбінований спосіб: звіт створюють за допомогою майстра звітів, а потім коригують його вручну у режимі конструктора.

Створення звіту за допомогою  авто звітів

Автозвіт служить для створення звіту, в який вводяться всі поля і записи базової таблиці або запита.

1.  У вікні бази даних натиснути кнопку Звіти на панелі об’єкти.

2.  Натиснути кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних.

3.  В діалоговому вікні Новый отчет виберіть одного із майстрів:

Ø автозвіт в стовпчик – поля кожного запису знаходяться на окремому рядку. Підпис знаходиться зліва від поля

Ø автозвіт стрічковий - поля кожного запису знаходяться на окремому рядку. Підписи друкуються зверху, один раз для кожної сторінки.

4.  Виберіть таблицю чи запит , які мають дані, на яких буде основано звіт. Натисніть кнопку ОК.

Microsoft Access застосовує останній автоформат, який викоритсвувався для створення звіту. Якщо до цього звіт за допомогою майстра не створювався и не використовувалась команда Автоформат в менюФормат, то буде застосовано стандартний автоформат.

Створення звіту  за допомогою майстра  звітів

Створення звіту  за допомогою майстра  звітів на основі одної або кількох таблиць або запитів:

1.  У вікні бази даних натисніть кнопку Отчеты на панелі Объекты.

2.  Натисніть кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних.

3.  У діалоговому вікні Новый отчет виберіть потрібного майстра. Опис дій, які виконує майстер , виводиться у лівій половині діалогового вікна.

4.  Виберіть таблицю чи звіт, у яких знаходяться дані, на основі яких повинен бути створений звіт.

 

5.  Натисніть кнопку ОК.

 

Створений звіт можна змінити в режимі конструктора.

 

Створення звітів в режимі конструктора

Створення звітів в режимі конструктора виконується:

1.  У вікні бази даних натисніть кнопку Отчеты на панелі Объекты.

2.  Натисніть кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних.

3.  У діалоговому вікні Новый отчет виберіть пункт Конструктор.

4.  Виберіть таблицю чи запит, які містять дані , на основі яких буде створено звіт.

Для того , щоб створити звіт на основі кількох таблиць, оберіть запит.

5.  Натисніть кнопку ОК.

Microsoft Access відкриє звіт у режимі конструктора.

 Перегляд та друк звітів

Для того, щоб задати необхідні розміри звіту :

1.  Відкрити звіт в режимі попереднього перегляду.

2.  Задати потрібний розмір звіту , перетягуючи відповдні границі.

3.  Натиснути кнопку Сохранить на панелі інструментів.

Для того, щоб роздрукувати звіт :

1.  Відкрити звіт в режимі попереднього перегляду.

2.  В меню Файл вибрати команду Печать.